Bird Office, een vereenvoudigde naamloze vennootschap met een kapitaal van € 24.219,00, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 29 rue Taitbout, 75009 Parijs, ingeschreven in het Handels- en Vennootschapsregister van Parijs onder nummer 799 306 253, vertegenwoordigd door haar voorzitter, biedt haar klanten diensten aan voor de terbeschikkingstelling van ruimten die bestemd zijn voor het werk, alsmede voor de organisatie van professionele evenementen.
De onderhavige algemene voorwaarden bepalen de voorwaarden waaronder deze diensten worden aangeboden. (De "Algemene Voorwaarden").
Zij worden gesloten tussen professionelen. Bird Office biedt geen diensten aan consumenten aan. Elke persoon die een bestelling bij Bird Office plaatst, verbindt zich er dus toe als professional op te treden. Een niet-professional heeft niet het recht zijn of haar bestelling te annuleren wegens niet-naleving van deze clausule.
Elke reservering via de website www.bird-office.com of bij Bird Office houdt de volledige aanvaarding van deze Algemene Voorwaarden in.
Elke term die met een hoofdletter begint, heeft de betekenis die in de definitie ervan is aangegeven, zowel in het enkelvoud als in het meervoud.
Cliënt: bedrijven, verenigingen, overheidsinstanties of elke beroepsbeoefenaar die zich abonneert op de door Bird Office aangeboden Diensten.
Bestelling: de op de Site geplaatste bestelling voor Diensten, waarin de door de Klant onderschreven Diensten in detail worden beschreven.
Account: de account van een Klant op de Website van Bird Office waarmee hij Diensten kan boeken.
Partner: elke derde partij waarop Bird Office een beroep kan doen om bepaalde Diensten aan de Klant te verlenen.
Deelnemer: iedere persoon die door de Klant is gemachtigd om van de Diensten gebruik te maken onder de voorwaarden van de Opdracht en in overeenstemming met deze Algemene Voorwaarden.
Partij: betekent Bird Office en de Klant.
Dienst: betekent de diensten die op de Site worden aangeboden.
Prijs: betekent de prijs van de Diensten.
Site: betekent de website www.bird-office.com of een andere door Bird Office gepubliceerde website of applicatie waarop de Diensten toegankelijk zijn.
Bird Office verleent zijn Klanten Diensten met betrekking tot de organisatie van professionele en promotionele evenementen, de reservering van groepswerkruimten of de organisatie van opleidingen en seminars.
De aangeboden Diensten omvatten de reservering van specifieke ruimten voor een bepaalde periode (conferentiezalen, vergaderzalen, particuliere hotelruimten, enz.) in de meeste Franse steden en in bepaalde Europese steden.
De Diensten omvatten ook alle diensten die verband houden met de georganiseerde evenementen, zoals cateringdiensten (ontbijt, lunches, pauzes en/of cocktails) en het aanbieden van bijkomende activiteiten (zoals logies voor de Deelnemers of diverse teambuildingactiviteiten) bijvoorbeeld.
Deze Diensten en hun kenmerken worden in detail gepresenteerd op de Site en zijn toegankelijk voor alle bezoekers. Om ze te bestellen moet een Account worden aangemaakt.
Het klantenstatuut is uitsluitend voorbehouden aan personen die handelen in een professionele hoedanigheid.
Elke onderneming, bestuur, vereniging of geïnteresseerde professional kan zich abonneren op de diensten van Bird Office via de Website.
Voor het boeken van diensten via de Website moet door een vertegenwoordiger van de Klant een account worden aangemaakt. Elke Klant kan meerdere vertegenwoordigers aanwijzen zodat elk van hen een aparte account kan openen, maar elke opening van een account wordt geacht te zijn verricht op naam van de Klant die bij het aanmaken van de account is geïdentificeerd.
Bij het aanmaken van een Account dient de vertegenwoordiger van de Klant de volgende informatie te verstrekken:
Het aanmaken van een Account is ook direct mogelijk door verbinding te maken via een Linkedin of Gmail account.
Om een factuur voor een Bestelling te kunnen opmaken, moet de Klant ook het adres van zijn maatschappelijke zetel, zijn SIREN-nummer en zijn intracommunautair BTW-nummer opgeven.
Zodra een Account is aangemaakt, kan de Klant de gewenste Diensten boeken.
De ID's en wachtwoorden van de Accounts zijn strikt persoonlijk voor elke vertegenwoordiger van de Klant. Elk gebruik van een Account na een verbinding met de geregistreerde login en paswoord wordt geacht te zijn gemaakt door de gemachtigde vertegenwoordiger van de Klant en is bindend voor deze laatste.
In geen geval mag een Account worden uitgeleend, overgedragen of verkocht aan een derde.
Artikel 3.2: Sluiting van een RekeningDe sluiting van een Rekening kan op elk moment worden aangevraagd door een e-mail te sturen naar: support@bird-office.com. Het verzoek wordt binnen dertig (30) dagen verwerkt.
Behalve in gevallen waarin Accounts worden gesloten wegens niet-naleving van deze AV door de Klant, brengt de sluiting van een Account niet de beëindiging met zich mee van eerder gesloten of in uitvoering zijnde Orders.
In ieder geval behoudt Bird Office zich het recht voor om eenzijdig, op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving een Account te sluiten in geval van ernstig wangedrag van de Klant, en in het bijzonder in geval van schending van deze Algemene Voorwaarden.
Bird Office zal automatisch een Account sluiten dat gedurende drie (3) jaar geen Diensten heeft besteld.
Vanuit zijn Account heeft de Klant toegang tot de verschillende aangeboden Diensten, hun kenmerken en met name de volgende elementen
De Klant selecteert de gewenste kenmerken van de Diensten en legt de Opdracht ter bevestiging voor aan Bird Office. Bird Office stuurt binnen een redelijke termijn een bevestiging per e-mail aan de Klant.
In ieder geval is de Opdracht pas van kracht en bindend voor Bird Office wanneer de Klant een bevestiging van Bird Office heeft ontvangen.
Alle Bestellingen verplichten de Klant tot het betalen van de volledige prijs van de bestelde Diensten. Zodra de Bestelling door Bird Office is gevalideerd, ontvangt de Klant een overzicht van de bestelde Diensten en de boekingsdata.
Indien de Klant vragen heeft, wordt hij/zij verzocht rechtstreeks contact op te nemen met Bird Office via support@bird-office.com. Bird Office zal zijn best doen om zo spoedig mogelijk te antwoorden.
Elk verzoek tot annulering of wijziging van een bestelling moet naar het volgende adres worden gestuurd: support@bird-office.com. De annulering of wijziging zal worden bevestigd door een e-mail van Bird Office. In geen geval kan aan de Klant de aanvaarding van het verzoek tot wijziging van de Diensten worden gegarandeerd.
De voorwaarden voor annulering of wijziging van een Bestelling van Diensten, met inbegrip van eventuele annulerings- of wijzigingskosten die van toepassing kunnen zijn, worden beschreven op het blad Dienstverlening op de Site en worden in herinnering gebracht bij het plaatsen van de Bestelling. In het geval van een Bestelling die een specifieke offerte vereist, worden de voorwaarden voor annulering en wijziging van deze Bestelling vermeld in de offerte.
Bij gebrek aan details over de annulerings- of wijzigingsperiode, wordt de Klant ervan op de hoogte gebracht dat Bird Office annuleringen en wijzigingen onder de volgende voorwaarden toestaat:
De Bestelling van bijkomende Diensten die resulteren in een opwaartse wijziging van de Prijs is betaalbaar, op welke wijze dan ook, op de dag van de bevestiging van de aanvaarding van de wijziging.
In geval van annulering van de Dienst om welke reden dan ook, dient de Klant een verzoek tot terugbetaling te sturen per e-mail naar: support@bird-office.com. Geen enkel verzoek dat naar een ander adres of op een andere manier wordt gestuurd, zal in behandeling worden genomen. De Klant vult het terugbetalingsformulier in dat hem wordt toegestuurd en stuurt het terug naar hetzelfde adres
Geen enkele wijziging is mogelijk minder dan veertien (14) kalenderdagen voor het Evenement, en minder dan tien (10) dagen voor de cateringdiensten.
In geval van annulering na deze termijnen, blijft de volledige Prijs verschuldigd aan Bird Office.
De datum waarop de e-mail met het verzoek tot annulering of wijziging van de Diensten is verzonden, geldt als authentiek.
Artikel 5.2: Annulering op initiatief van Bird OfficeAlle aanvaarde Opdrachten zijn bindend voor Bird Office.
Bird Office kan echter genoodzaakt zijn een Dienst te annuleren als gevolg van externe gebeurtenissen die buiten haar macht liggen, met inbegrip van elke situatie waarin sprake is van overmacht in de zin van de jurisprudentie en het nieuwe artikel 1218 van het Burgerlijk Wetboek, of in geval van annulering door een van haar Partners.
In geval van annulering verbindt Bird Office zich ertoe alles in het werk te stellen om de Klant een soortgelijke Dienst aan te bieden.
Artikel 5.3: Terugbetaling in geval van annuleringIn geval van annulering door de Klant onder de voorwaarden van artikel 5.1., en bij gebreke van enige toelichting, zal Bird Office het verschuldigde bedrag terugbetalen door middel van de betalingswijze die voor de oorspronkelijke bestelling werd gebruikt en die de Klant uitdrukkelijk aanvaardt.
De Klant verbindt zich er derhalve toe Bird Office op de hoogte te brengen indien zijn betalingswijze niet meer actief is.
Bird Office biedt zijn Klanten de mogelijkheid om beoordelingen over bepaalde Diensten te plaatsen. Het doel van de beoordelingen is om andere klanten van Bird Office te helpen bij het maken van hun keuze uit alle aangeboden Diensten en om de Partners die bepaalde plaatsen aanbieden in staat te stellen de kwaliteit van de Diensten te verbeteren.
De klanten verbinden zich ertoe om objectieve en goed onderbouwde beoordelingen in te dienen in overeenstemming met de geldende regelgeving.
Bird Office behoudt zich het recht voor om een beoordeling die in strijd is met de wet- en regelgeving niet te publiceren of later in te trekken.
Het verwijderen van een bericht op initiatief van Bird Office geeft de Klant geen recht op schadevergoeding. Bird Office behoudt zich het recht voor elke actie te ondernemen tot vergoeding van de schade die is geleden als gevolg van de publicatie van een bericht dat niet in overeenstemming is met deze Algemene Voorwaarden.
De Klant kan binnen zeven (7) kalenderdagen na het einde van de Dienst een klacht indienen door een e-mail te sturen naar het adres: support@bird-office.com.
Deze klacht moet vergezeld gaan van elementen die de oorsprong en de omvang van de klacht kunnen karakteriseren, zoals foto's of e-mailuitwisselingen.
Bird Office behandelt alle verzoeken om klachten zo spoedig mogelijk.
Alle betalingen op de Site gebeuren in euro, met uitzondering van de Diensten die buiten de eurozone worden aangeboden, die worden betaald en vermeld in de valuta van het land waar de Dienst wordt uitgevoerd.
De Prijs wordt uitgedrukt exclusief belasting en hangt af van de aard van de bestelde Diensten. De specifieke berekeningsmethodes van de Prijs van de Diensten zijn gedetailleerd op de pagina van de Dienst op de Website. Ze worden ook vermeld in de Bestelling.
De Prijs hangt af van de kenmerken van de Dienst in kwestie en wordt uitgedrukt in een forfaitair bedrag, uurtarief, halve dagtarief, enz.
Artikel 8.2: BetalingsvoorwaardenDe betaling van de Prijs gebeurt op om het even welke wijze en ten laatste op de datum vermeld in de Bestelling.
Wanneer de reservering van de Dienst de betaling van een voorschot vereist, moet dit gebeuren op de dag van de Bestelling. In bepaalde gevallen, vermeld op het moment van de Bestelling, stemt dit voorschot overeen met de totale Prijs van de Dienst.
Het saldo van de Prijs moet uiterlijk vijftien dagen voor de datum van de Dienst worden betaald, tenzij anders is bepaald.
De Klant wordt er tevens op gewezen dat Bird Office geen papieren facturen verstuurt. Elk verzoek tot verzending van een papieren factuur zal worden gefactureerd tegen een tarief van vijfentwintig (25) euro exclusief belasting per post.
Artikel 8.3: Extra bestellingenIndien een aanvullende dienst wordt besteld, dient de betaling te geschieden op de datum die bij de bestelling aan de Klant is aangegeven.
Elke bestelling van cateringdiensten, voor zover een dergelijke bestelling mogelijk is nadat de Bestelling bij Bird Office is geplaatst en aanvaard, moet uiterlijk vier (4) kalenderdagen voor de datum waarop de Dienst moet worden verleend, worden betaald.
De prijs van de Aanvullende Diensten is betaalbaar door middel van elk tussen de Partijen overeengekomen betaalmiddel.
Artikel 8.4: Rente wegens laattijdige betalingElke vertraging in de betaling zal leiden tot de toepassing van een boete gelijk aan drie (3) keer de wettelijke rentevoet, vanaf de eerste dag van de vertraging.
Een forfaitaire vergoeding van veertig (40) euro voor invorderingskosten is eveneens verschuldigd in geval van betalingsachterstand.
Bovendien behoudt Bird Office zich het recht voor om in geval van te late betaling die niet binnen acht (8) dagen is voldaan, of niet is voldaan vóór aanvang van de Dienst, de Diensten op te schorten totdat de Klant de verschuldigde bedragen volledig heeft betaald.
In het kader van zijn activiteiten verzamelt Bird Office persoonsgegevens van zijn klanten, in zijn hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van artikel 4 van de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR).
Bird Office verzamelt de achternamen, voornamen en e-mails van vertegenwoordigers van zijn klanten en partners, of van personen die via zijn website of op een andere manier contact met hem hebben opgenomen. Het verzamelt ook de contactgegevens van personen die een boekingsaanvraag doen, evenals de gegevens van de Bestelling, het aantal Deelnemers, en de inhoud van uitwisselingen en contactverzoeken die per e-mail zijn ontvangen.
De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de levering van de Diensten. Het doel van de door Bird Office uitgevoerde verwerking heeft met name betrekking op
In voorkomend geval kan Bird Office ook, op ad hoc basis en na de betrokkene te hebben ingelicht, telefoongesprekken opnemen om de kwaliteit van de aangeboden diensten te verbeteren en zich ervan te vergewissen dat de gegeven antwoorden overeenstemmen met de correcte afhandeling van de specifieke verzoeken van haar klanten.
Eventuele opnames van gesprekken worden maximaal zes (6) maanden bewaard, te rekenen vanaf de datum van opname.
Gegevens met betrekking tot Accounts, Bestellingen en de uitvoering van Diensten worden bewaard zolang de Klant een Account op de Site heeft. Zij worden om de drie jaar gearchiveerd.
In geval van een inactieve Account worden de Gegevens vernietigd binnen een termijn van maximaal drie jaar na de laatste Bestelling die door de Cliënt is gedaan.
Boekhoudkundige gegevens met betrekking tot de facturering van Diensten worden gedurende een periode van tien (10) jaar bewaard.
Binnen Bird Office zijn de enige personen die toegang hebben tot de op deze wijze verzamelde persoonsgegevens
Daarnaast worden, wanneer Bird Office een beroep doet op Partners om de Diensten geheel of gedeeltelijk te verlenen, de gegevens die nodig zijn om de Diensten te verlenen aan de betreffende Partner doorgegeven. In dat geval treedt de Partner op als verwerker in de zin van artikel 4 van de GDPR.
Elke betrokkene beschikt over een recht op toegang, wijziging, rectificatie, verwijdering en, in voorkomend geval, overdraagbaarheid van de hem betreffende persoonsgegevens, overeenkomstig de GDPR en de bepalingen van de wet op de gegevensverwerking, de bestanden en de vrijheden van 6 januari 1978 in de versie die van kracht is op de datum hiervan.
Het recht op toegang, wijziging, rectificatie en schrapping, zoals voorzien in de vorige paragraaf, kan worden uitgeoefend door contact op te nemen met de specifieke dienst op het volgende e-mailadres: data_protection@bird-office.com.
Bird Office heeft ook een DPO aangesteld, het bedrijf Virtual-DPO, gevestigd te 42, rue Manin - 75019 Parijs.
Alle verzoeken aan de DPO moeten worden gericht aan het volgende e-mailadres: data_protection@bird-office.com.
In geval van moeilijkheden in verband met het beheer van zijn persoonsgegevens heeft elke betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de CNIL of bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit.
De partijen mogen in hun commerciële documentatie, op hun website en in elk communicatiemedium naar elkaar verwijzen als partners.
In dit verband geven de partijen elkaar toestemming om hun logo's en handelsmerken op hun communicatiedragers te reproduceren, mits zij de communicatienormen van de andere partij naleven.
De Klanten worden ervan in kennis gesteld dat sommige van de Diensten door Partners van Bird Office kunnen worden verleend.
Bijgevolg verbinden de Klanten zich ertoe, in alle omstandigheden, namens henzelf en namens de Deelnemers, bij het verlenen van de Diensten de instructies van de vertegenwoordigers van Bird Office en de Partners na te leven, alsmede eventuele specifieke interne voorschriften die van toepassing zijn op de plaats waar de Diensten worden verleend.
In het bijzonder staan de Klanten er namens henzelf en namens de Deelnemers voor in
In geval van overtreding door de Cliënt of een van zijn Deelnemers, en in het bijzonder van de in dit artikel genoemde verbintenissen en garanties, behoudt Bird Office zich het recht voor om een procedure tot vergoeding van de geleden schade in te stellen.
Elke inbreuk op dit artikel of elke schade veroorzaakt door een Deelnemer van de Cliënt aan de door Bird Office ter beschikking gestelde ruimte of apparatuur kan leiden tot betaling van schadevergoeding aan Bird Office of de Partner, indien de genoemde schade niet wordt gedekt door de door Partijen afgesloten verzekering.
De Partner kan de Klant tevens verplichten de ter beschikking gestelde ruimte onmiddellijk te verlaten, indien hij constateert dat de Deelnemers de hier gestelde bepalingen hebben geschonden. Er wordt geen terugbetaling verleend aan de Klant wiens Dienst is onderbroken als gevolg van een schending van de voornoemde garantie.
Bovendien verbindt de Cliënt zich ertoe Bird Office te vrijwaren en schadeloos te stellen voor elke vordering die door een Partner of een derde wordt ingesteld op grond van (i) de niet-naleving door de Cliënt van deze algemene voorwaarden, (ii) de niet-naleving door de Cliënt van de regels die zijn vastgesteld door de Partner die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Dienst, of (iii) elke schade die door de Cliënt is veroorzaakt tijdens de uitvoering van de Dienst, op voorwaarde dat de ingestelde vordering heeft geleid tot een uitvoerbare rechterlijke beslissing of een schikking.
In ieder geval verbindt de Cliënt zich ertoe Bird Office onverwijld schriftelijk in kennis te stellen van elke actie of gebeurtenis die zijn garantie in werking kan doen treden.
Artikel 11.2: VerzekeringsvoorwaardenDe Klant wordt ervan in kennis gesteld dat Bird Office een verzekering heeft afgesloten ter dekking van eventuele materiële schade die kan ontstaan tijdens een via Bird Office geboekte Dienst.
De details van de afgesloten verzekering, het bedrag van de door de Klant te betalen franchise en de voorwaarden van uitsluiting zijn beschikbaar via de volgende link: https://images.bird-office.com/prod/birdoffice/support/sinistre-responsabilite-civile-fr.pdf of via een andere link die toegankelijk is via de Site.
De Klant erkent dat hij ervan in kennis is gesteld dat, bij gebreke van onmiddellijke kennisgeving van enige schade, van welke aard dan ook, de verzekering van Bird Office deze schade niet dekt en de kosten voor het herstel van de kamer aan de Klant in rekening zullen worden gebracht.
In alle gevallen moet de verslechtering of beschadiging binnen maximaal achtenveertig uur nadat het voorval zich heeft voorgedaan aan Bird Office worden gemeld, door het sturen van een rapport dat kan worden gedownload van de volgende link.
De aansprakelijkheid van Bird Office jegens de Klant zal in geen geval meer bedragen dan de prijs van de dienst gedurende welke de gebeurtenis die aanleiding gaf tot aansprakelijkheid zich heeft voorgedaan.
Bird Office kan niet aansprakelijk worden gesteld voor storingen die het gevolg zijn van een onderbreking van het internetnetwerk, om welke reden dan ook, of van een storing van het hosting systeem van de Site.
Bird Office behoudt zich tevens het recht voor om de toegang tot de Site tijdelijk te onderbreken wanneer de onderbreking wordt gerechtvaardigd door een bijwerkings- of onderhoudsoperatie of door een piek in het verkeer. In dergelijke gevallen zal Bird Office trachten het ongemak te beperken door de onderbreking te beperken tot de minimale tijd die nodig is om de betreffende operatie uit te voeren of het probleem op te lossen.
In geen geval kan de Klant Bird Office aansprakelijk stellen voor het verlies van gegevens met betrekking tot zijn bestelling (met name data, Deelnemers, aard van de bestelde Diensten). In dit verband verbindt de Klant zich ertoe regelmatig een back-up van de gegevens te maken op een drager die hem toebehoort, teneinde de schade die hij lijdt in geval van verlies van gegevens te beperken.
De Partijen kunnen niet aansprakelijk worden gesteld indien de uitvoering van hun respectieve verplichtingen wordt vertraagd of verhinderd ten gevolge van overmacht, een daad van God of een oorzaak buiten hun wil, zoals met name: natuurrampen, oorlog, aardbevingen, brand, explosies, rellen, tussenkomst van overheidsinstanties, slechte weersomstandigheden, schade.
De merken, domeinnamen, producten, software, afbeeldingen, video's, teksten aanwezig op of verband houdend met de Site en de Diensten, en meer in het algemeen alle elementen waarop intellectuele eigendomsrechten rusten, zijn en blijven het exclusieve eigendom van Bird Office en, in voorkomend geval, van de Partners en leveranciers van Bird Office. Er vindt geen overdracht van intellectuele eigendomsrechten plaats door middel van deze Algemene Voorwaarden. Elke gehele of gedeeltelijke reproductie, wijziging of gebruik van de voornoemde elementen, om welke reden dan ook, is strikt verboden.
Artikel 14: Diversen
Artikel 14.1: De nietigheid van één van de clausules of artikels van deze Algemene Voorwaarden heeft geen invloed op de geldigheid van de andere clausules en artikels. In geval van ongeldigheid van een van de clausules zullen de Partijen zich inspannen om deze te vervangen door een geldige clausule met hetzelfde doel.
Artikel 14.2: Elke overeenkomst waarbij van deze voorwaarden wordt afgeweken of deze worden aangevuld, dient schriftelijk te geschieden.
Artikel 14.3: De opschriften van de artikelen in deze Voorwaarden dienen slechts het leesgemak en hebben geen invloed op de betekenis van de bepalingen waarnaar zij verwijzen.
Artikel 14.4: Deze Algemene Voorwaarden kunnen te allen tijde door Bird Office worden gewijzigd. De Algemene Voorwaarden die op een Order van toepassing zijn, zijn die welke van kracht zijn op de datum van de Order.
Artikel 14.5: Geen enkele verklaring van afstand door een Partij, zelfs indien herhaald, zal een verklaring van afstand van een van de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden inhouden.