Een presentatiezaal of conferentiezaal moet passen bij de omvang van uw evenement. Op zoek naar een zaal in Frankrijk voor uw bedrijfsevenement? Bij Bird Office vindt u de geknipte locatie. De grootte van de ruimte moet aangepast zijn aan het aantal deelnemers en dus ook aan de omvang van uw vergadering. Bedrijfsevenementen met 10 tot 200 deelnemers vertegenwoordigen dan ook het grootste deel van de conferenties en professionele vergaderingen. De kwaliteit van de communicatie en de impact van de spreker op zijn publiek zijn waarschijnlijk de belangrijkste factoren voor het welsagen van een conferentie of presentatie in een zaal of auditorium. De kleinste details geven hier dan ook vaak de doorslag. Een andere belangrijke factor zijn de voorzieningen in de conferentiezaal, bijvoorbeeld de aanwezigheid van een beamer, wifi en een kwalitatieve geluidsinstallatie voor het publiek en de spreker. Te weinig materiaal of foute aansluitingen kunnen immers rampzalig zijn voor het verloop van uw presentatie. Sommige sprekers staan graag wat hoger tegenover hun publiek. Dan kan een podium, verhoog of lezenaar handig zijn zodat de spreker zijn toespraak zo aangenaam, doeltreffend en optimaal mogelijk kan houden. Dergelijke aanpassingen of voorzieningen zijn vaak nodig om van de conferentie of presentatie een echt succes te maken. Denk ook aan de belichting en de helderheid van de zaal, een belangrijke factor om uw publiek te blijven fascineren en die de kwaliteit van de presentatie ten goede komt.
Een systeem om beeldmateriaal of filmpjes te projecteren (beamer of projectiescherm) is vandaag onontbeerlijk bij elke presentatie. Daarom zijn bijna alle grote zalen uitgerust met een modern projectiesysteem. Vergeet niet na te gaan of een dergelijk systeem aanwezig is of vraag ernaar voor uw presentatie!
Het is niet alleen nuttig dat u uw documenten (pdf, PowerPoint ...) kunt tonen aan uw medewerkers en uw publiek, maar ook dat zij kunnen meegenieten van uw toespraak en zich kunnen onderdompelen in de sfeer van uw presentatie. Een goede geluidsinstallatie is dus geen overbodige luxe. De spreker moet goed hoorbaar zijn én het publiek moet de mogelijkheid hebben om vragen te stellen.
De inrichting en organisatie van de zaal zijn belangrijke elementen voor uw presentatie of conferentie. Hoe kiest u de indeling van de zaal? Denk bijvoorbeeld na over vrije ruimtes zodat deelnemers zich kunnen verplaatsen of hun stoel kunnen verlaten zonder de presentatie te storen of het zicht van anderen te belemmeren. Bij een professioneel evenement zorgt u bijvoorbeeld best voor een scheiding van 45 cm tussen twee rijen stoelen en 60 cm rond een tafel.
De sfeer van uw conferentie staat of valt met de luchtkwaliteit in de zaal. Een slecht verluchte zaal kan rampzalig zijn voor het evenement én voor het imago van een persoon of een volledig bedrijf. De grootte van en het type evenement spelen hierbij uiteraard ook een rol. Naargelang de situatie of het seizoen, kan naast de verluchting ook een specifiek ventilatiesysteem voorzien worden.
Organiseert u een conferentie, vergadering, of presentatie? Bekijk in elk geval ons aanbod van professionele ruimtes of neem contact met ons op indien u vragen zou hebben! Bird Office helpt u graag bij uw zoektocht naar de ideale conferentiezaal die aan uw verwachtingen en behoeften voldoet.